Donner des archives

Vous possédez des documents d’archives ou de vieux documents, et vous vous demandez quoi en faire? Avez-vous pensé en faire don à la Société historique et culturelle du Marigot?

Pourquoi choisir de donner des archives à la SHCM?

La Société historique et culturelle du Marigot a pour objectif de faire connaître l’histoire de la grande région de Longueuil. C’est pourquoi elle acquiert des documents d’archives qui seront diffusés auprès de chercheurs et de citoyens, pour promouvoir la recherche historique et pour faire rayonner l’histoire régionale.

La Société historique et culturelle du Marigot acquiert, traite et diffuse les archives en accord avec le cadre réglementaire québécois et canadien. Elle fait appel à des archivistes professionnels qui les traitent selon les meilleures pratiques archivistiques.

Quels documents la SHCM recherche-t-elle?

Les archives doivent porter sur le territoire de Longueuil et de ses arrondissements (Vieux-Longueuil, Saint-Hubert, Greenfield Park…) ou encore d’anciennes municipalités créées sur le territoire actuellement occupé par Longueuil (Montréal-Sud, Le Moyne, Laflèche, Mackayville, Préville, Notre-Dame et autres). Bien que la SHCM se spécialise sur les périodes industrielles et contemporaines, les documents portant sur une autre époque peuvent aussi être acceptés.

La Société historique et culturelle du Marigot s’est donnée des critères d’évaluation des dons. En bref, seuls les dons sont acceptés (le prêt est refusé, sauf exception). Les documents doivent pouvoir être diffusés dans un délai raisonnable; ils doivent être uniques et cadrer avec la mission de la SHCM. Les droits de propriété doivent être clairement établis, et les documents doivent être en bon état.

Pour davantage de précisions, nous vous invitons à consulter notre politique d’acquisition (disponible à haut à droite de cette page).

Comment fonctionne une donation d’archives?

La première étape est de vérifier si les documents correspondent à la mission de la Société historique et culturelle du Marigot, puis de nous écrire à l’adresse suivante : shm@marigot.ca. Notre archiviste évaluera ensuite votre offre, et prendra contact avec vous.

À cette étape, il est possible que la SHCM vous propose de contacter un autre organisme pour votre don, en particulier si cet autre organisme est mieux outillé pour valoriser vos documents, ou s’ils ne correspondent pas suffisamment à nos critères d’acquisition.

Une fois la préévaluation faite, votre offre de don sera ensuite acheminée à notre comité d’évaluation des acquisitions, qui veille à ce que le processus se déroule dans les règles de l’art et avec impartialité. Le Comité se rencontre de manière ordinaire deux fois par année, et est composé du vice-président de la Société, d’un membre du Conseil d’administration n’ayant aucun intérêt dans la transaction ainsi que d’un spécialiste (archiviste, historien, anthropologue…; le spécialiste est choisi en fonction de la nature du don).

Lorsque la décision est prise, le Comité d’acquisition vous en avise, même si la réponse est négative. Si votre don est accepté, une rencontre est fixée pour signer un acte de donation. Les documents sont remis en même temps que le contrat de donation.

Document de référence

Politique d’acquisition